Zásady zpracování osobních údajů

1. Informace o zpracování osobních údajů

Společnost Hollandia Karlovy Vary, s.r.o., IČ: 405 22 962, se sídlem Pražská 673, Miřetice u Klášterce nad Ohří, 431 51 Klášterec nad Ohří, provozuje pro komunikaci se svými zákazníky, příznivci a přáteli zdravého životního stylu věrnostní program Hollandia Club (dále jen „Hollandia Club“).

Vedle Hollandia Clubu může společnost Hollandia Karlovy Vary, s.r.o. komunikovat se svými zákazníky, příznivci a přáteli zdravého životního stylu rovněž pomocí newsletterů zasílaných na emailové adresy, které tito zákazníci, příznivci a přátelé za tím účelem společnosti Hollandia Karlovy Vary, s.r.o. předají pod odkazem: Získejte aktuální informace e-mailem na internetových stránkách https://hollandia.cz (dále jen „přihlášení k odběru”). Přihlášením k odběru nedochází ke vzniku členství v Hollandia Clubu.

Společnost HOLLANDIA Karlovy Vary, s.r.o. jakožto zakladatel a provozovatel Hollandia Clubu, má v rámci zpracování osobních údajů postavení správce osobních údajů (dále jen „správce”).

Za účelem informování svých zákazníků, příznivců a přátel (dále společně jen „člen”) o zpracování jimi poskytnutých osobních údajů vydává správce tyto zásady zpracování osobních údajů (dále jen „zásady”).

V těchto zásadách jsou každému členovi poskytovány veškeré potřebné informace o zpracování osobních údajů, které se jej týkají, v souvislosti s jeho členstvím v Hollandia Clubu a s přihlášením k odběru, aby každý člen věděl, jaké osobní údaje a za jakým účelem jsou o něm zpracovávány. Tyto zásady jsou vydávány v návaznosti na Pravidla Hollandia Clubu (dále jen „Pravidla Hollandia Clubu”), s nimiž člen uděluje souhlas v rámci registrace do Hollandia Clubu.

Aby mohli být členové součástí Hollandia Clubu a čerpat výhody s tím spojené, popřípadě jim mohly být zasílány newslettery na základě přihlášení k odběru, musí docházet ke zpracování osobních údajů.

Správce tímto prohlašuje, že zpracování osobních údajů členů probíhá v souladu s právními předpisy České republiky a s evropskými právními předpisy upravujícími ochranu osobních údajů.

2. Právní důvod zpracování osobních údajů

Právní důvod zpracování osobních údajů je založen na existenci členství v Hollandia Clubu a s tím souvisejícím poskytování služeb. Dalším právním důvodem zpracování osobních údajů je souhlas člena se zpracováním osobních údajů pro marketingové účely (viz čl. 7 těchto zásad).

Člen poskytuje správci osobní údaje ke zpracování zcela dobrovolně. Pokud ovšem člen neposkytne správci osobní údaje pro účely vzniku členství v Hollandia Clubu, nemůže vzniknout ani jeho členství v Hollandia Clubu. Naproti tomu neposkytnutí souhlasu správci se zpracováním osobních údajů pro marketingové účely (viz čl. 7 těchto zásad) nemá na vznik členství v Hollandia Clubu vliv. Jestliže člen neposkytne správci v rámci přihlášení k odběru emailovou adresu, nebude mu na základě tohoto důvodu správce zasílat newslettery.

3. Rozsah a způsob zpracování osobních údajů

O každém členovi jsou zpracovávány pouze ty osobní údaje, které správci člen při registraci do Hollandia Clubu poskytl nebo v rámci jeho dalšího členství v Hollandia Clubu v budoucnu poskytne, popřípadě osobní údaje získané na základě přihlášení k odběru.

V případě přihlášení k odběru jsou o členovi zpracovávány osobní údaje pouze v rozsahu: emailová adresa.

Plný rozsah zpracovávaných osobních údajů získá člen dotazem učiněným způsobem dle čl. 10 těchto zásad.

Osobní údaje jsou ve většině případů zpracovávány automatizovaně v elektronické podobě. Přihlášení k odběru a registrace do Hollandia Clubu probíhají v elektronické podobě a většina dalších činností spojených s Hollandia Clubem probíhá elektronicky. Dále mohou být osobní údaje zpracovávány manuálně v písemné podobě.

Správce zpracovává osobní údaje v nejmenším možném rozsahu tak, aby mohl členům zajišťovat všechny služby spojené s členstvím v Hollandia Clubu.

O členech jsou v souvislosti s Hollandia Clubem zpracovávány tyto osobní údaje:

• jméno a příjmení
• datum narození (pokud je údaj poskytnut dobrovolně)
• titul (pokud je údaj poskytnut dobrovolně)
• adresa bydliště a stát
• telefonní číslo
• pohlaví (pokud je údaj poskytnut dobrovolně)
• emailová adresa.

O členech jsou v případě přihlášení k odběru zpracovávány tyto osobní údaje:

• emailová adresa.

V případě, že se člen bude účastnit soutěží a dalších akcí v rámci Hollandia Clubu na Facebooku nebo Instagramu, může správce získat prostřednictvím profilu člena na těchto sociálních sítích přehled o následujících údajích:

• aktivita na facebookovém profilu společnosti Hollandia CZ&SK a to konkrétně likované příspěvky, komentáře a sledování profilu Hollandia
• aktivita na instagramovém profilu společnosti Hollandia CZ&SK a to konkrétně sledování profilu Hollandia a nahrání příspěvků s hastagem #hollandia.

4. Cookies

V rámci webových stránek jsou používány rovněž tzv. cookies. Jako cookies jsou označovány malé textové soubory obsahující krátké údaje, které mohou být při návštěvě našich webových stránek uloženy do Vašeho počítače. Cookies mohou obsahovat pouze informace, které odesíláme na počítač člena. Prostřednictvím cookies nedochází k propojení s dalšími údaji (včetně osobních údajů), ledaže by s takovým postupem člen výslovně projevil souhlas.

Souhlas s použitím cookies není předpokladem pro návštěvu webových stránek správce a ani pro vznik členství v Hollandia Clubu.

Doba uložení cookies v počítači člena je dána jejich povahou. Některé cookies jsou omezeny trváním relace (tzv. relační neboli „session cookies“). Tyto cookies existují, pouze dokud je webový prohlížeč spuštěn, a po jeho ukončení jsou automaticky odstraněny. Jiné cookies jsou trvalé (tzv. „persistent cookies”). Tyto soubory cookies zůstávají ve webovém prohlížeči i po jeho ukončení až do stanoveného data, případně do jejich manuálního smazání uživatelem. Podle těchto cookies lze identifikovat počítač uživatele při opětovném spuštění webového prohlížeče a prohlížení internetu. Cookies neovlivní technické používání počítače a neobsahují žádné viry nebo jiné hrozby.

Na webových stránkách správce jsou používány tyto cookies:

WordPress cookies – tyto cookies řeší přihlášení uživatelů a jsou nezbytné pro provoz členské sekce Hollandia Clubu, zlepšují uživatelský dojem a usnadňují prohlížení internetových stránek.

Google Analytics cookies – tyto cookies slouží pro vyhodnocení aktivity členů Hollandia Clubu na webu a pro zkvalitnění fungování prohlížení Hollandia Clubu.

Facebook – tyto cookies jsou užívány pro reklamní účely.

Google – tyto cookies jsou užívány pro reklamní účely.

Ukládání cookies je možné zakázat v nastavení webového prohlížeče. Pokud tak však uživatel učiní, mohou být některé funkce webových stránek nedostupné nebo může mít odmítnutí ukládání cookies vliv na snížení funkčnosti a uživatelské přívětivosti webu.

5. Prohlášení o bezpečnosti

Správce prohlašuje, že se všemi osobními údaji, které od členů získá, nakládá jako s přísně důvěrnými v souladu s právními předpisy upravujícími ochranu osobních údajů.

Správce přijal všechna nezbytná bezpečnostní a organizační opatření, aby osobní údaje členů chránil před jejich zneužitím, ztrátou či zničením.

Internetové stránky správce jsou zabezpečeny pomocí SSL certifkátu. Ten šifruje síťový přenos dat mezi uživatelem webu a serverem a chrání uživatele.

Přihlášení do Hollandia Clubu je možné pouze po zadání kombinace registrované emailové adresy a osobního hesla. Pro zajištění plné bezpečnosti přihlášení do Hollandia Clubu je nezbytné, aby sami členové nesdělovali svoje osobní přístupové údaje třetím osobám. Dále by neměli tyto údaje zadávat tehdy, používají-li počítač a internetový prohlížeč společně s jinými uživateli a je-li tento internetový prohlížeč vybaven správou hesel nebo obdobným softwarem umožňujícím vyvolat dané heslo.

Emailové adresy získané v rámci přihlášení k odběru se nepřepisují ani neukládají do Hollandia Clubu. Databáze emailových adres získaných na základě přihlášení k odběru je dostatečně technicky a organizačně zabezpečena, aby k ní neměly přístup neoprávněné osoby.

6. Seznam zpracovatelů osobních údajů

Na zpracování osobních údajů se vedle správce podílejí za účelem správy účtu v Hollandia Clubu, zasílání reklamních a dárkových předmětů a zasílání newsletterů a obchodních nabídek tito zpracovatelé:

Konektor Social, s.r.o.
Apolo77 s.r.o.
Zisler s.r.o.
Clipsan s.r.o.

Správce odpovídá za bezpečné zpracování osobních údajů prováděné zpracovateli, které v rámci provozování Hollandia Clubu a přihlášení k odběru využívá.

Správce nevylučuje, že v rámci zajišťování fungování Hollandia Clubu a zasílání newsletterů na základě přihlášení k odběru budou v budoucnu některé osobní údaje členů předávány dalším zpracovatelům. Aktuální seznam zpracovatelů člen získá postupem dle čl. 10 těchto zásad.

7. Účel zpracování osobních údajů

Existence členství v Hollandia Clubu
Správce zpracovává osobní údaje členů za účelem řádného fungování členství v Hollandia Clubu, aby člen mohl čerpat všechny jeho výhody. Jedná se o zpracování osobních údajů spojené se správou účtu v Hollandia Clubu a zasíláním informací týkajících se Hollandia Clubu. Zpracování osobních údajů je tedy založeno na existenci samotného členství v Hollandia Clubu.

Marketingové účely
Na základě souhlasu člena se zpracováním osobních údajů dochází ke zpracování osobních údajů pro účely zasílání newsletterů a obchodních nabídek spojených s Hollandia Clubem a se společností HOLLANDIA Karlovy Vary, s.r.o., resp. s jejími produkty (dále společně jen „marketingové účely”). V rámci zpracování osobních údajů pro marketingové účely dochází k přímému kontaktování členů. Jak souhlas se zpracováním osobních údajů udělený v rámci Hollandia Clubu, tak souhlas udělený v rámci přihlášení k odběru jsou souhlasy udělenými pro marketingové účely.

• v rámci Hollandia Clubu

Na základě souhlasu se zpracováním osobních údajů v rámci Hollandia Clubu jsou zpracovávány pouze tyto osobní údaje: emailová adresa.

K přímému kontaktování členů může kromě zasílání emailových zpráv docházet rovněž prostřednictvím Facebooku a Instagramu.

Přes Facebook může docházet v rámci marketingových účelů k přímému kontaktování členů pomocí funkce custom audience, kdy je využívána emailová adresa člena za účelem jejího spárování s účtem člena na Facebooku (facebookovým profilem). Správce může následně prostřednictvím svých facebookových stránek či profilu zasílat např. newslettery a obchodní nabídky spojené s Hollandia Clubem přímo členovi na jeho facebookový profil.

Obdobným způsobem přes funkci custom audience může rovněž docházet v rámci marketingových účelů prostřednictvím instagramových stránek či profilu správce k zasílání např. newsletterů a obchodních nabídek spojených s Hollandia Clubem přímo členovi na jeho instagramový profil.

Zpracování osobních údajů se zapojením Facebooku a Instagramu neprobíhá automaticky, správce používá pouze emailové adresy těch členů, kteří udělili správci souhlas se zpracováním osobních údajů pro marketingové účely.

• v rámci přihlášení k odběru

Na základě souhlasu se zpracováním osobních údajů v rámci přihlášení k odběru jsou zpracovávány pouze tyto osobní údaje: emailová adresa.

K přímému kontaktování členů může docházet pouze zasíláním emailových zpráv.

8. Doba zpracování osobních údajů

Osobní údaje členů jsou zpracovávány po dobu, po kterou trvají vzájemná páva a povinnosti členů a Hollandia Clubu, tj. po dobu členství v Hollandia Clubu, a dále po dobu 4 let po ukončení členství v Hollandia Clubu, a to za účelem ochrany a zachování práv a vyrovnání vzájemných závazků (zejména s ohledem na zasílání vybraného spotřebního zboží členům). Před uplynutím této doby dochází k zastavení nebo přerušení zpracování osobních údajů v nejvyšším možném rozsahu, jakmile člen odvolá svůj souhlas se zpracováním osobních údajů nebo uplatní některá ze svých práv uvedených v čl. 10. těchto zásad, pokud bude mít toto uplatnění za následek omezení, přerušení nebo zastavení zpracování osobních údajů.

Jelikož zasílání newsletterů na základě přihlášení k odběru není spojeno s členstvím v Hollandia Clubu, jsou osobní údaje členů zpracovávány za tímto účelem do doby odvolání souhlasu.

Jakmile dojde ke skutečnosti, která bude mít za následek omezení, přerušení nebo zastavení zpracování osobních údajů, bude správce zpracovávat osobní údaje člena pouze v nezbytném rozsahu, po nezbytně dlouhou dobu a pouze za účelem ochrany práv a právem chráněných zájmů správce. Jakmile pomine i tento účel zpracování osobních údajů, provede správce jejich likvidaci.

9. Odvolání souhlasu

Člen bere na vědomí, že souhlas se zpracováním osobních údajů udělený správci pro marketingové účely v rámci Hollandia Clubu trvá po dobu členství člena v Hollandia Clubu. V případě zpracování osobních údajů pro marketingové účely na základě přihlášení k odběru jsou osobní údaje zpracovávány do doby odvolání souhlasu.

Svůj souhlas udělený pro marketingové účely může člen snadno odvolat zasláním emailu na adresu: club@hollandia.cz s informací, že člen nemá zájem, aby jeho osobní údaje byly zpracovávány pro marketingové účely a že odvolává svůj souhlas se zpracováním osobních údajů.

10. Práva členů

Právo na potvrzení. Člen má právo získat od správce potvrzení, zda dochází ke zpracování jeho osobních údajů, a pokud ano, má právo na přístup k těmto informacím a v souvislosti s tím zejména rovněž požadovat sdělení příjemců, kterým tyto osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny.

• Příklad: Bývalý člen bude chtít po delší nečinnosti v rámci Hollandia Clubu vědět, zda správce stále zpracovává jeho osobní údaje, tak se obrátí na správce, zda stále jeho osobní údaje zpracovává, či nikoliv. Správce musí členovi sdělit, zda jeho osobní údaje stále zpracovává, a pokud ano, proč a jakým příjemcům jsou osobní údaje zpřístupněny.

Právo na kopii. V případě, že nedojde k nepříznivému dotčení práv a svobod třetích osob, má člen právo požadovat po správci kopii zpracovávaných osobních údajů, které se jej týkají.

• Příklad: Člen bude chtít po správci zaslání všech osobních údajů, které o něm zpracovává, obrátí se tedy na správce a požádá jej o jejich zaslání. Správce je povinen takové žádosti vyhovět, pokud osobní údaje stále zpracovává.

Právo na opravu a doplnění. Člen má právo, aby správce bez zbytečného odkladu opravil nepřesné osobní údaje, které se jej týkají, a to na základě vlastního oznámení nebo jiného hodnověrného zjištění správce. Člen má vedle práva na opravu osobních údajů, které se jej týkají, rovněž právo na jejich doplnění, pokud jsou již poskytnuté a zpracovávané osobní údaje neúplné.

• Příklad: Člen zjistí, že při registraci zadal chybně svoje jméno, obrátí se tedy na správce, aby provedl opravu zaregistrovaného jména.

Právo na výmaz. V okamžiku, kdy již správce zpracovávané osobní údaje týkající se člena pro shora uvedené účely nepotřebuje a není žádného dalšího oprávněného důvodu pro jejich zpracování správcem, tyto osobní údaje jsou zpracovávány protiprávně, byl souhlas s jejich zpracováním odvolán, nebo po vznesené námitce nejsou důvody pro jejich další zpracování, má člen právo po správci požadovat, aby takové osobní údaje byly vymazány, resp. dostatečně zabezpečeny před jejich zpracováním, popřípadě znepřístupněny. Správce má právo tento požadavek odmítnout, trvá-li stále důvod pro jejich zpracování. Výmaz nebude proveden, pokud osobní údaje týkající se člena musí být ze strany správce zpracovávány za účelem určení, výkonu nebo obhajoby nároků, či plnění právní povinnosti správce.

• Příklad: Člen odvolal svůj souhlas se zpracováním osobních údajů pro marketingové účely a zašle správci emailem žádost o výmaz osobních údajů, správce je povinen vymazat osobní údaje ze seznamů a databází vytvořených za účelem zpracování osobních údajů na základě souhlasu.

Právo na omezené zpracování. V případě, že by se člen dozvěděl, že jeho osobní údaje zpracovávané správcem jsou nepřesné, popřípadě jejich zpracování protiprávní, či nepotřebné, popřípadě byla-li podána námitka, může člen do doby, než dojde k řádně odůvodněnému postupu správce, nebo rozhodnutí o námitce, požadovat, aby správce v uvedeném rozsahu omezil zpracování těchto osobních údajů, avšak pouze v nejmenším přípustném rozsahu.

• Příklad: Člen si nebude jistý, zda správci udělil souhlas se zpracováním osobních údajů pro marketingové účely, obrátí se tedy na správce, aby vysvětlil, z jakého důvodu jsou jeho osobní údaje zpracovávány pro marketingové účely. Správce do doby vysvětlení nemůže osobní údaje člena pro marketingové účely zpracovávat.

Právo na přenositelnost. Člen má právo získat osobní údaje, které poskytl správci, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a právo předat tyto údaje jinému správci. Stejně tak má člen právo, aby správce předal tyto osobní údaje přímo druhému správci, je-li to technicky proveditelné.

• Příklad: Člen bude chtít využít osobní údaje poskytnuté správci pro jiného správce. Aby člen nemusel znovu zadávat osobní údaje novému správci, požádá stávajícího správce o poskytnutí osobních údajů novému správci.

Právo podat námitku. Správce tímto člena výslovně poučuje o možnosti podat proti zpracování osobních údajů, které se ho týkají, námitku, avšak pouze v případě, že se jedná o takové zpracování osobních údajů probíhající z titulu oprávněného zájmu správce nebo ve veřejném zájmu. Dále má člen právo podat námitku, pokud jsou jeho osobní údaje zpracovávány za účelem přímého marketingu, a to pro tento marketing. Tato námitka se podává přímo ke správci. V námitce musí člen vylíčit, jaký negativní dopad na něj dané zpracování osobních údajů má.

• Příklad: Nebude-li technicky možné provést výmaz osobních údajů člena z databáze obsahující osobní údaje pro marketingové účely, může člen uplatnit vůči správci námitku proti zpracování osobních údajů a správce nesmí osobní údaje člena pro účely přímého marketingu již zpracovávat.

Právo podat stížnost. Člen má právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 (jedná-li se o člena z České republiky), popřípadě u Úradu na ochranu osobných údajov, se sídlem Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27 (jedná-li se o člena ze Slovenské republiky), pokud se domnívá, že došlo při zpracování osobních údajů, které se ho týkají, k porušení právních předpisů na ochranu osobních údajů.

11. Uplatňování práv

Veškerá práva člena uvedená v těchto zásadách a dále vyplývající ze zpracování osobních údajů, které se ho týkají, může člen uplatňovat prostřednictvím emailu na adresu: club@hollandia.cz.

V Praze dne 24. 5. 2018